Мы подготовили для вас шаги, которые помогут вам самостоятельно внедрить облачную версию CRM-системы с участием ключевых лиц компании.

1. Определение потребностей и целей:
Владелец компании, руководитель отдела продаж, и руководитель производственной части должны определить, какие бизнес-процессы и задачи должна решать CRM-система. В этих направлениях часто возникает конфликт интересов.

Производство не должно отвечать за сбор заказов, потому что эти сотрудники подсознательно хотят меньше работать, а новые заказы это про “больше работы”, пусть и с бОльшим деньгами.

Руководитель может помогать обрабатывать заказы, но основная его функция состоит в управлении, а не в продажах.

Аналогично, отвечающие за продажи и коммуникацию с клиентам должны максимум времени уделять именно этому. Конечно есть вариант, когда например замерщик корпусной мебели является же и менеджером на заказе, и ближе к производству, чем к продажам, но чаще это не так.

2. Выбор подходящей CRM-системы:
Исследуйте доступные на рынке облачные CRM-системы, учитывая функционал, стоимость, возможности интеграции, и отзывы пользователей. 

Для того чтобы упростить вам эту часть работы, мы сравнили несколько основных систем представленных на рынке.

3. Регистрация и настройка системы:
Зарегистрируйтесь в выбранной CRM-системе, настройте её согласно потребностям компании и создайте учетные записи для сотрудников.

Это лучше всего делать с интеграторами (например через нас, какие преимущества мы предоставляем собрали в статье), так как регистрация через них часто дает бонусы

4. Интеграция с тем, чем вы уже пользуетесь:
Интегрируйте CRM с другими используемыми бизнес-инструментами, например, с почтовыми сервисами, телефонией, ERP-системами.

Подробный список рекомендуемых интеграций мы подготовили в отдельной статье

Почему нужны эти интеграции? Все очень просто – за счет того, что данные из звонков, писем, чатов и других рабочих систем попадают сразу в СРМ, снижается влияние человеческого фактора на целостность данных и на итоговый результат. В идеале сотрудник должен работать в режиме единого окна.

На этом этапе встает вопрос стоимости интеграций, потому что даже штатные интеграции могут требовать дополнительного бюджета.

Предлагаем опираться на показатели безопасности и скорости в сравнении со стоимостью интеграций.

Безопасность:
Если сделать интеграции с чатами, почтами, телефонией, мы не даем сотрудникам пароли от учетных записей в этих сервисах и при увольнении сотрудника у него сразу пропадет доступ, как только вы его уволите из системы.
Также у систем есть функция автоматического выхода, когда сотрудник некоторое время отсутствует около компьютера, его учетная запись разлогинивается, что тоже способствует сохранению данных, если сотрудник работает удаленно. У работодателя косвенно появляется больше контроля за этим фактором.

Скорость обработки информации:
Здесь можно сделать расчет сколько тратит сотрудник в среднем на ручное заполнение информации, и посчитать сколько стоит это время сотрудника. Просто умножаем на количество операций в месяц. Дальше просто сравниваем сколько стоит автоматизации и решаем нужно ли за неё платить.

5. Обучение сотрудников:
На первом этапе внедрения, параллельно с описанием бизнес-процессов, организуйте вводное обучение для всех пользователей с демонстрацией основных функций системы.
Предоставьте доступ к онлайн-ресурсам и обучающим видео. Часто у систем есть справки. Мы для вас подготовили гайды по Битрикс24 и amoCRM о том, как начать пользоваться системой в отдельных статьях с видео.
Проведите практические занятия, где сотрудники смогут применять знания на практике. Это можно сделать по сценарию: первый раз показываю и комментирую, второй раз я комментирую а сотрудник делает, третий раз сотрудник и делает и комментирует.
Устройте вебинары с ответами на часто задаваемые вопросы. Подготовиться поможет справка той системы, которую вы внедряете.
Назначьте “CRM-чемпионов” — наиболее опытных пользователей, которые будут помогать коллегам. В коллективе наверняка появятся энтузиасты и те, кто разобрался в задаче быстрее.

6. Тестирование и оптимизация:
Тестируйте систему на предмет выявления ошибок или неэффективных процессов, вносите необходимые коррективы.

По опыту, если в системе работает не только отдел продаж в одной воронке обработки заказов, то тестирование системы может занять столько же времени, что и внедрение.

7. Оценка результатов и масштабирование:
Регулярно анализируйте результаты работы системы и, при необходимости, масштабируйте функционал CRM в соответствии с растущими потребностями компании.

Так как ваша компания живой организм, процессы может меняться и естественно, их нужно корректировать. Если к этому этапу вы подошли с нами и где-то на каких-то этапах решили что вам проще заказать эти работы, то можем сказать следующее: по всем настроенным элементам мы подготовим инструкции о том как они настроены и научим ответственного представителя вашей компании изменять эти настройки если вы выберете соответствующий тариф на внедрение системы

Эти шаги помогут максимально эффективно внедрить облачную CRM-систему, обеспечивая поддержку всех ключевых аспектов деятельности вашего бизнеса.